Strategi for de administrative områder

Strategi og indsatser

Lagt online: 06.05.2015

Realiseringen af AAU’s strategi for 2016-21 forudsætter, at universitetets administration fungerer endnu mere effektivt og professionelt end i dag.

Status for den administrative strategi

Der er udarbejdet en strategi for det administrative område, som har fokus på 5 overordnede principper og 4 indsatser for strategiudmøntning på de administrative områder.

Der har været nedsat 4 handleplangrupper, som er kommet med konkrete forslag til handlinger indenfor de 4 indsatsområder. Den administrative ledergruppe har på sine møder lige før og efter sommerferien behandlet forslagene. På et seminar i september fastlagde den administrative ledergruppe en samlet plan for handleplangruppernes forslag.

Detaljer om status for den administrative strategi kan findes i denne powerpoint:

Status på implementering af strategiens indsatser

Se powerpoint med status på implementering af strategiens indsatser


Fem principper

De fem principper for værdiskabende administration og service:

  1. Løsningsorienteret og værdiskabende administration & service
  2. Organisatorisk helhedssyn
  3. Relevant standardisering
  4. Et attraktivt og udviklende arbejdsmiljø
  5. God ledelse og godt samarbejde 
     

Fire indsatsområder

De fire indsatsområder som efterfølgende er udbygget med konkrete handleplaner:

Sammenhængskraft mellem de administrative områder
Kompetencer og ressourcer
Det digitale AAU
Forenkling – regler og processer
 

Indsatser igangsat af direktionen

Hertil kommer to indsatser igangsat af direktionen:

Bygningsområdet: Indsats for bedre og billigere bygningsmasse.
Studieservicesøjlen: Undersøge potentialet for kvalitets- og serviceforbedringer samt optimering af processer, opgavevaretagelse og organisering.
 

Handleplaner

En oversigt over de konkrete handleplaner:   

1. Sammenhængskraft mellem de administrative områder

  • Optimeret organisationsforståelse og -struktur 
  • Workshops om servicekultur
  • TAP MUS skema videreudvikles     
  • Administrative medarbejdere tættere på brugerne

2. Kompetencer og ressourcer

  • Projektledelse   
  • Proces- og forandringsledelse 
  • Lederudviklingsforløb, ledergrundlag og lederværktøj
  • Systematisk kompetenceudvikling

3. Det digitale AAU

  • Digitalt understøttede processer: Politik forskningsdatamanagement, Digitalisering af blanketter/workflows, Digital post, Supportsystem til bygningsområdet, Find vej - app., FI&D, RUS 2, Skema & lokalebooking, Digitalisering af uddannelsesbasen, Administration af forskningsprojekter
  • Digitalt understøttet samarbejde: Politik for digitalt samarbejde, Implementering/ændring af adfærd, Digital frontrunner klub, Tematisering i relevante fora, Samtaletema i MUS og LUS
  • Digital robusthed: Review af IT processer, Digitaliseringsstrategi, Valide grunddata, Datafordeler, IDM, Review af IT governance  

4. Forenkling - regler og processer

  • Gennemgang og tilretning af regler/vejledninger
  • Opdatering af AAU Håndbog
  • Afbureaukratisering
     

Fire implementeringsgrupper arbejder videre

Fire implementeringsgrupper – hver med et medlem af den administrative ledergruppe i spidsen - vil nu arbejde videre med udmøntning af forslagene.

Organisationen vil blive holdt orienteret og inddraget bl.a. via AAU Inside og strategihjemmesiden.  
 

Moniteringsplan

Moniteringen af implementeringen af den overordnede strategis indsatser følger periodeopfølgningerne, da der ud over den faglige status også ses på forbruget af de budgetterede midler fra den centrale strategipulje.

Det er aftalt at den administrative strategi følger denne plan. Derfor skal de fire implementeringsgrupper give en status efter en plan, der ser således ud: 

Direktionsmøde 10. marts 2017: frist for indlevering af moniteringsskemaer 23. december 2016.
Direktionsmøde 29. juni 2017: frist for indlevering af moniteringsskemaer 1. juni 2017.
Direktionsmøde 31. oktober 2017: frist for indlevering af moniteringsskemaer 3. oktober 2017.

 

læs strategi for det administrative områdE
Læs mere om processen frem mod den administrative strategi

de fem principper
 

PRINCIP 1
Vi leverer løsningsorienteret og værdiskabende administration og service

Det gør vi ved at:

  • hjælpe brugeren med at nå sit mål bedst muligt, evaluere vores opgaveløsning og lære af det
  • kommunikere modtagerorienteret, forstå brugerens opgaver og mål samt tilføre værdi med egen stærke faglighed
  • tage stilling til den nødvendige kvalitet, omfang af opgaven og placere beslutningskompetence tæt på opgaverne.
     

PRINCIP 2
Vi leverer organisatorisk helhedssyn

Det gør vi ved at:

  • Samarbejde og have blik for viden i organisationen, der kan bidrage og anvendes kreativt
  • Repræsentere det fælles frem for egeninteresser og hjælpe kolleger på tværs
  • Anerkende gensidige afhængigheder og fælles ansvar.
     

PRINCIP 3
Vi leverer relevant standardisering

Det gør vi ved at:

  • Sikre effektive processer, fælles systemer og ensrettede løsninger til ensartede opgaver
  • Søge enkle løsninger med færrest mulige arbejdsgange og løbende optimere arbejdsgange
  • Være opmærksom på behov for særlige løsninger.
     

PRINCIP 4
Vi bidrager til et attraktivt og udviklende arbejdsmiljø

Det gør vi ved at:

  • Udvikle kompetencer til gavn for den enkeltes og den fælles opgaveløsning
  • Lægge vægt på en god omgangstone og gensidig respekt for hinandens arbejdsopgaver og faglighed
  • Sikre rammer, der motiverer til at gøre en forskel og nå vore mål.
     

PRINCIP 5
Vi udviser god ledelse og godt samarbejde

Det gør vi ved at:

  • Omsætte strategi til lokale mål og prioritere engagerende kommunikation
  • Uddelegere, involvere, prioritere og samtidig tage ansvar for beslutninger og resultater
  • Udvise loyalitet i holdning og handling ved at efterleve målsætninger, beslutninger og fælles værdier.

 

Styregruppe strategi for de administrative områder

  • Universitetsdirektør Antonino Castrone
  • Overbibliotekar Niels-Henrik Gylstorff
  • IT-direktør Flemming Koch
  • Campuschef Martin Vive Ivø
  • Campusdirektør Mogens Juul Møller
  • Fakultetsdirektør Tina Vangsgaard, HUM/SAMF
  • Fakultetsdirektør Christina Breddam, TEKNAT/SUND
  • HR-chef Henrik Søndergaard
  • Sekretariatschef Ulla Gjørling, Rektorsekretariatet
  • Campuschef Anders Schmidt Kristensen
  • Studiechef Lone Vestergaard
  • Økonomidirektør Morten Winterberg

Hent strategi som pdf

Strategi for de administrative områder