AAU logo

Proces frem mod den administrative strategi

Formulering af strategi og handleplaner

Den administrative ledergruppe har til opgave at udarbejde et udkast til strategien for de administrative områder. Strategien skal gælde al administration på AAU. Som del af strategien er der udarbejdet fem principper og disse principper indgår som et bærende fundament for de administrative indsatser, der udpeges i strategien.

Læs nærmere om processen frem mod Den administrative strategi nedenfor

Tidsplan (2015-2016)


november 2015

Formuering af retning og ramme for den administrative strategi

Involverede: Direktionen, ledere og administrativ ledergruppe
 

december 2015

Færdiggørelse af udkast til strategi for det administrative område

Statusorientering på medarbejdermøder

Involverede: Direktionen, ledere og administrativ ledergruppe

 

januar-februar 2016

Strategi i bred høring

Revision af strategidokument

Nedsættelse af handleplansgrupper

Involverede: Administrativ ledergruppe, ledere og medarbejdere

 

marts-maj 2016

Godkendelse af den administrative strategi i direktionen

Handleplansgrupper udarbejder handleplaner til endelig drøftelse i administrativ ledergruppe i slutningen af maj

Involverede: Administrativ ledergruppe, handleplansgrupper og direktion

 

juni 2016

Implementering af handleplaner

 

Handleplansgrupper i 2016 for den administrative strategi

Den administrative ledergrupper udpegede i februar 2016 fire handplangrupper, der udarbejdede handleplaner for de fire indsatser i strategi for de administrative områder. 

Bemærk, at nedenstående handleplangruppers deltagere ikke er lig med deltagere i de senere implementeringsgrupper. Personerne angivet neden for var den konkrete sammensætning af grupperne, da de i 2016 udarbejdede handleplaner for de fire indsatser i strategi for de administrative områder.

Handleplanerne var færdige til maj 2016.
 

1. Sammenhængskraft mellem de administrative områder

  • Jens Balslev, Sekretariatschef, SBi (ansvarlig)
  • Mogens Juul Møller, Campus Direktør, Campus Service
  • Trine Bovbjerg, Chefkonsulent, HR-afdelingen
  • Gitte Hartung, Budgetchef, Økonomiafdelingen
  • Lone Varn Johannsen, Områdeleder, Fundraising og Projektledelse
  • Carina Budum Ertmann, Specialkonsulent, Fakultetskontoret for HUM og SAMF
  • Michael Toft Overgaard, Professor MSO, Institut for Kemi og Biovidenskab
  • Susanne Nielsen Lundis, Sekretariatsleder, Institut for Medicin og Sundhedsteknologi (HST)

 

2. Kompetencer og ressourcer

  • Henrik H. Søndergaard, HR-chef, HR-afdelingen (ansvarlig)
  • Tina Vangsgaard, Fakultetsdirektør, Fakultetskontoret for HUM og SAMF
  • Flemming R. Pedersen, Kompetenceudviklingskonsulent, HR-afdelingen
  • Gry Barstad, Afdelingsleder, Campus Service
  • Lone Grøndahl Dalgaard, Specialkonsulent, Fundraising og Projektledelse
  • Ole Søsted Jespersen, Chefkonsulent, Fakultetskontoret for HUM og SAMF
  • Karina Stendahl Jensen, Kontorfuldmægtig, Institut for Medicin og Sundhedsteknologi (HST)
  • Henrik Sand, Chefkonsulent – Vidensgruppeleder, Institut for Kommunikation

 

3. Det digitale AAU

  • Morten Winterberg, Økonomidirektør, Økonomiafdelingen (ansvarlig)
  • Per Hejgaard, Konstitueret IT-direktør, AAU IT Services
  • Niels-Henrik Gylstorff, Overbibliotekar, AUB
  • Andreas Rasmussen, Afdelingsleder, Campus Service
  • Morten Randbøll, Fuldmægtig, Netværkscenteret
  • Annemarie Davidsen, Afdelingsleder, Institut for Kemi og Biovidenskab
  • Stig Kjær Andersen, Viceinstitutleder, Institut for Medicin og Sundhedsteknologi (HST)
  • Marianne Jønsson, Afdelingsleder, Institut for Mekanik og Produktion
  • Birte Solvej Neve, Studiesekretær, Institut for Jura

 

4. Forenkling-regler og processer

  • Christina Breddam, Fakultetsdirektør, Fakultetskontoret for Tek-Nat-Sund (ansvarlig)
  • Ulla Gjørling, Sekretariatsleder, Rektorsekretariatet
  • Morten Bang Henriksen, Regnskabschef, Økonomiafdelingen
  • Alex Røge Hermansen, Afdelingsleder, Campus Service
  • Mikael Christensen, Chefkonsulent, SBi
  • Dorthe Bach, Specialkonsulent, Fakultetskontoret for HUM og SAMF
  • John Hurup Andersen, Fuldmægtig, Institut for Medicin og Sundhedsteknologi (HST)
  • Arne Remmen, Professor, Institut for Planlægning
  • Henriette Badsberg Jensen, Sekretariatsleder, Institut for Kultur og Globale Studier

Historien bag de fem principper

Som en del af strategien blev der i efteråret 2015 udarbejdet fem principper for, hvordan vi i alle administrative funktioner kan bidrage til værdiskabende og løsningsorienteret administration, som kan understøtte AAU's overordnede strategi Viden for verden og universitetets kernefunktioner indenfor forskning, uddannelse og vidensamarbejde. Principperne blev sendt i høring og godkendt i efteråret 2015.

Principperne for den administrative opgaveløsning adresserer de udviklingsområder, som blev rejst af brugerne i en situationsanalyse af de administrative funktioner, der blev udarbejdet i foråret 2015. Analysen viste, at brugerne ønskede mere modtagerfokus, bedre sammenhæng i opgaveløsningen, mere brugerinvolvering, hurtigere sagsbehandling og fokus på at holde ting simple, samtidig med at kompleksiteten og nærheden respekteres.

Den generelle forankring af principperne sker på mange forskellige måder og tager udgangspunkt i, hvad der virker bedst lokalt. Det kan være via workshops og personalemøder, som en del af MUS, et fast emne på samarbejdsudvalgsmøder og andre møder, som fast opfølgning på opgaveløsning og i det hele taget alle opgave- og samarbejdssammenhænge. Det afgørende er, at alle administrative medarbejdere og ledere bidrager til, at principperne bliver et integreret fundament for opgaveløsning.

Situationsanalyse for de administrative områder

Analysen af opgaveløsningen på de administrative områder, som blev gennemført i marts/april 2015, viser, at AAU’s voldsomme vækst de seneste år har resulteret i en række strukturelle, styrings-, proces- og kompetencemæssige udfordringer. Funktioner, kompetencer og ressourcer er blevet tilsat, efterhånden som behov er opstået. Denne ad hoc-udvikling har medført, at der er store variationer på tværs af universitetet i forhold til løsningen af de administrative opgaver.

I analysen er der identificeret otte hovedudfordringer på tværs af universitetet:

  • Governance – sammenhæng vertikalt og horisontalt
  • Rapportering - nytteværdi og ledelsesinformation
  • Processer og it-understøttelse – systemer, processernes værdiskabelse og overleveringer
  • Medarbejderservice – kvalitets- og servicestandarder
  • Roller og ansvar
  • Kompetence og kritisk masse
  • Kultur og fokus på regelkontrol
  • Få det til at ske: Værdiskabelse, ledelse, motivation og trivsel

Analysen omfatter de administrative funktioner, der støtter op om universitetets kerneområder – forskning, uddannelse og vidensamarbejde - på alle niveauer i organisationen: i de otte afdelinger i AAU Fælles Service, på fakulteter, institutter og skoler. Den bygger blandt andet på en lang række interviews med ledere og medarbejdere på universitetet.
 

Analysen af opgaveløsningen på de administrative områder (PDF)

 

Styregruppe for implementering af den administrative strategi

Projektleder: Pernille Lykkegaard, specialkonsulent, Rektorsekretariatet.