Spørgsmål og svar

Spørgsmål og svar til processen frem mod ny strategi

Har du spørgsmål til arbejdet med ny strategi på AAU? Så kan du måske finde svarene i listen nedenfor, hvor rektoratet har svaret på en række spørgsmål om processen, bemanding, ressourcer og prioriteringer.

Lagt online: 05.12.2014

SPØRGSMÅL

SVAR

Hvordan er strategiprocessen organiseret?

Processen forløber i fire overordnede faser fra juni 2014-november 2015:

  • Fase 1: Bestyrelse og direktion sætter retning og ramme for strategiarbejdet
  • Fase 2: Fem delprojekter belyser fire overordnede indsatsområder ved at inddrage interne og eksterne interessenter. Et direktionsmedlem er ansvarlig for hver projektgruppe
  • Fase 3: Bestyrelse og direktion formulerer strategien med sparring fra ledelseslaget.
  • Fase 4: Udkast til strategien sendes i offentlig høring og fem handleplansgrupper udarbejder handle- og implementeringsplaner for de strategiske indsatser. Et direktionsmedlem er ansvarlig for hver handleplansgruppe.

Direktionen er styregruppe for processen, og prorektor er koordinator. Der er tilknyttet en projektsekretær til hver delprojektgruppe og et strategisekretariat under prorektor.

Hvordan er projektdeltagerne blevet udvalgt?

Hvem repræsenterer projektdeltagerne?              

 Hvert direktionsmedlem har indstillet personer fra deres afdelinger, som har særlig indsigt i delprojektets område. Medlemmerne er valgt ud fra deres egne erfaringer og er derfor ikke repræsentant for et bestemt område eller en bestemt medarbejdergruppe på AAU.

Projektdeltageren refererer ift. projektet til det direktionsmedlem, der er ansvarlig for projektet.

TAP’erne er svagt repræsenteret i delprojekternes bemanding – hvorfor?

Hvordan inddrages TAP'erne i processen?

Der indgår en TAP i alle delprojekter.

Desuden er TAP’er selvfølgelig også velkomne til at komme med input og ideer ved diverse møder, til de ansvarlige direktionsmedlemmer og på strategibloggen

Det er ikke alle direktionsmedlemmer, der er ansvarlige for et delprojekt. Hvad har kriterierne været for at udpege de ansvarlige?

 De direktionsansvarlige er sat i spidsen for et delprojekt som medlemmer af den øverste ledelse på AAU og ikke med udgangspunkt i deres faglige baggrund. Som medlem af direktionen skal man løse ledelsesopgaver på hele universitetets vegne, og alle hovedområder har haft lige stor indflydelse på tilrettelæggelse, organisering og bemanding.

Vi har desuden taget hensyn til, at der er direktionsmedlemmer, som i strategiperioden er optaget af andre større opgaver – fx er SAMF-dekanen ansvarlig for arbejdet med institutionsakkreditering, som er et meget væsentligt og forudsætningsskabende, strategisk projekt.

Hvorfor har vi ikke haft indflydelse på projekttemaerne?

Bestyrelse og direktion har sat en strategisk hovedretning, som ønskes konkretiseret på centrale områder – deraf temaerne for delprojekterne.

Bliver det så ikke bare en topstyret proces?

Strategi er en ledelsesopgave – og styringen følger derfor naturligt heraf. Der er tilstræbt en bred involvering i den inputgivende del af processen, og forankring i hele ledelsessystemet i den strategiformulerende og implementerings-planlæggende del.

Hvilken rolle har de ledere, som ikke er med i projektgrupperne?

Ledere og ledelsessystemet har flere vigtige roller. Strategi er jo en ledelsesopgave. Ud over, at vi har debatteret strategiens hovedretning og processens tilrettelæggelse på den årlige lederdag, så har ledere i den inputgivende fase 2 en vigtig rolle ift. at opfordre deres medarbejdere til at benytte muligheden for at bidrage til strategiarbejdet med input, gode ideer og best practice.

Ledelsessystemet bliver også involveret som sparringspartner i fase 3, hvor indholdet af den nye strategi begynder at materialisere sig..

Hvordan kan det være bred inddragelse, når direktionen selv har peget på dem, der skal sidde i projektgrupperne?

Selvom projektgrupperne er sammensat på tværs af AAU, så er grupperne i sig selv ikke det samme som en bred involvering. Det er gruppernes opgave på hvert deres områder at sikre bred involvering både internt og eksternt.

Hvordan kan man sikre bred inddragelse og involvering på den korte tid, delprojekterne har afsat til dette? Delprojekterne løber frem til ca. udgangen af marts – dvs. i 3,5-4 måneder, så derfor forventer vi, at det kan lade sig gøre.
Hvordan bliver andre medarbejdere på AAU, der ikke er med i delprojekterne, konkret inddraget? Via delprojekternes involveringsplaner vil der blive inviteret til forskellige typer af møder og workshops.
Hvordan kan jeg bidrage med mine input, hvis jeg har gode ideer? Via strategibloggen og ved direkte henvendelser til direktionsansvarlige.
Hvordan kan ikke-dansktalende/-skrivende bidrage med deres input?

Ikke-dansktalende/-skrivende er velkomne til at komme med indspark på engelsk. Hvis de ønsker at sætte sig ind i centrale strategipapirer, kan de evt. bede kolleger om hjælp til at oversætte.

Hvordan og hvornår inddrages de valgte organer, hvor strategier ellers skal/bør drøftes: Institutråd, Akademisk Råd, Samarbejdsudvalg, Arbejdsmiljøudvalg o.l.? Disse organer vil naturligt blive inddraget via delprojekternes involveringsplaner. I den efterfølgende fase vil de valgte organer blive inddraget via høringer.
Hvad med de studerende – deltager de slet ikke?

Jo, de bliver inddraget dels via deres repræsentanter i bestyrelsen, dels via delprojekternes involveringsplaner og dels via efterfølgende høringer.

Hvordan inddrages universitetets eksterne samarbejdspartnere?  Via delprojekternes involveringsplaner.
Hvad sker der med ideer og forslag, som direktionen evt. ikke er enig i – selvom de måske afspejler brede holdninger internt og eksternt?

Det afgørende for direktionen er, at den nye strategi bliver i stand til at positionere AAU bedst muligt ift nuværende og kommende udfordringer. Ideer og forslag vil derfor blive vurderet ud fra den strategiske hovedretning, som er sat af direktion og bestyrelse, og ud fra de mål, vi ønsker at opnå med strategien.

Hvad sker der, hvis grupperne kommer med modsatrettede forslag?

Vi har tilrettelagt processen således, at der løbende er mulighed for at afstemme retning og indhold på tværs af delprojekterne. På denne måde ønsker vi at fange evt. udfordringer så tidligt som muligt, så direktionen har mulighed for at lave de nødvendige afklaringer undervejs.

Hvorfor skal vores afdeling bidrage med ressourcer til processen/hvad får vi ud af det?

Vi har netop valgt at gøre tingene selv fremfor at hyre konsulenter med en standardløsning. Derfor må vi også trække på alle relevante interne ressourcepersoner.

Er der nogen grund til at bruge så mange ressourcer på den nye strategi, når politikerne alligevel går ind og detailregulerer universiteterne?

Netop udviklingen i den landspolitiske styring af universiteterne er en væsentlig baggrund for, at det er tvingende nødvendigt for AAU at bruge kræfter på, hvorledes vi fremover skal placere os i universitetslandskabet.

Ud over, at vi skal udvikle en robusthed overfor politiske tiltag, så vil vi se, at kampen om ressourcer, studerende og de bedste VIP’er vil forstærkes – både nationalt og internationalt. Dette skal vi blive i stand til at positionere os i forhold til.

Spilder vi ikke bare en masse penge på strategiarbejdet?

Det håber vi da sandelig ikke. Som det fremgår af den måde, bestyrelse og direktion har grebet det an på, så ønsker vi en strategi, der er andet og mere end blot ord på en hjemmeside.

Hvor mange ressourcer vil der være til rådighed til at realisere de udvalgte strategiforslag?

Vi har og vil også fremover afsætte midler i budgetterne til at understøtte de strategiske satsninger. Det er direktionen, der prioriterer, hvordan disse midler anvendes.

Skal der ske store nedprioriteringer af områder, som ikke kommer med i strategien?

Det er vigtigt for direktionen, at alle kan se sig selv i den nye strategi. Selvom noget bliver fremhævet frem for andet i den nye strategi, betyder det ikke nødvendigvis, at noget bliver nedprioriteret.

Det vigtige er, at vi får fundet frem til de særlige områder, som skal profilere AAU i fremtiden. Der vil fortsat ligge en stor opgave i at vedligeholde og udvikle alle områder.

Skal alle følge den nye AAU-strategi?

Hvordan spiller det sammen med de lokale strategier på afdelingsniveau?

Skal vi så alle sammen lægge vores strategiarbejde på hylden for at vente på den nye AAU-strategi?

Bliver den nye strategi styrende for alt, vi foretager os?

Den nye strategi bliver en samlet institutionsstrategi, der vil pege på områder, vi på tværs af AAU skal fokusere på. Herudover vil strategien også forholde sig til, hvorledes disse foki bedst understøttes og supporteres. Dette vil have indflydelse på, hvordan de enkelte områder forventes at bidrage til opfyldelse af målene, men der er ikke nogen grund til at sætte alt andet i venteposition.

Da det er direktionen, som styrer strategiprocessen, så vil de enkelte direktionsmedlemmer løbende være i stand til at vurdere, hvilken indflydelse den samlede strategi kan få for planer i eget område.

Ønsker bestyrelsen og direktionen meget store skift i AAU’s strategi og kultur?

Som det fremgår af direktionens arbejdsoverskrifter for ny strategisk hovedretning, så vil den nye strategi blive mere fokuseret end den tidligere. Det kommer ikke længere til at handle om vækst på alle fronter. Med hensyn til kulturen, så er det vigtigt for direktionen, at vi her netop bygger videre på AAU’s styrker og særkender – men også, at vi i stigende grad bliver i stand til at understøtte målet om, at vi er ét universitet.

Hvordan spiller strategiarbejdet og strategien sammen med den nye udviklingskontrakt?

Og institutionsakkrediteringen?

Og dimensioneringen?

Det er vigtigt for direktionen, at der er sammenhæng i tingene. Udviklingskontrakten indgår som en del af baggrundsmaterialet for delprojekterne, som de skal forholde sig til. Og direktionen vil tage det eksplicit op i forbindelse med det sammenfattende arbejde i foråret.

Institutionsakkrediteringen er en væsentlig forudsætningsskabende aktivitet, og der vil løbende blive koordineret ift. strategiarbejdet i direktionen.

Dimensioneringsplanerne viser netop tydeligt, at der er behov for, at AAU forholder sig strategisk til politiske udmeldinger.

Når der er nedsat en særlige gruppe med fokus på AAU Innovation; betyder det så, at vi skal omorganisere?

Dette ligger ikke i delprojektets kommissorium. Fokus her er alene at kaste lys på, hvorledes vi kan tage udvekslingen med det omgivende samfund og samarbejdspartnere til det næste niveau. Dette kan medføre strukturelle overvejelser, men det må vi se på til den tid.

Hvornår kommer der en strategi for den administrative opgaveløsning?

Direktionen har naturligt valgt i første omgang at fokusere på universitetets ’forretningsprocesser’: uddannelse, forskning, samarbejde med det omgivende samfund og vidensformidling. Hvorledes vi bedst griber den administrative opgaveløsning an, må følge heraf.

Hvordan informeres der om strategiarbejdet undervejs i processen?

Via denne hjemmeside (www.strategi.aau.dk)

Alle-mail/nyhedsbreve fra rektorat / direktion

Punktet tages op på medarbejdermøder og i de forskellige relevante fora.

I forbindelse med strategiarbejdet bliver der talt om civic university; hvad forbinder I med det begreb?

Civic university kan ses som en naturlig forlængelse af AAU’s historiske styrker og særkender, eftersom det er en model for et integreret samspil mellem universitetet og det omgivende samfund ud fra spørgsmålet ”not only what we are good at, but also what we are good for”. Men vejen for os er at finde vores egne svar, som bygger på en god forståelse af, hvem vi er, og hvordan vi bedst placerer os i universitetslandskabet.

Se rektoratets notat om AAU's strategiske hovedretning og begrebet civic university